Die akquinet tech@spree ist als IT-Dienstleistungsunternehmen darauf bedacht, ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten und überzeugende Produkte zu entwickeln. Im Hinblick auf die unterschiedlichsten Branchen ihrer Kunden und die geforderten Technologien ist dies eine kontinuierliche Herausforderung. Um die einzelnen Organisationseinheiten operativ und strategisch zu unterstützen, wurde in Berlin das Competence Center Projektmanagement ins Leben gerufen. Deren Mitarbeitende sind dafür zuständig, Projektteams mit den richtigen Kompetenzen auszustatten: durch bedarfsgerechte Zusammenstellung von Teams für Projekte, und durch Maßnahmen für die Kompetenzentwicklung.
Tassilo Kubitz und Torsten Trzewik arbeiten in diesem Competence Center. Wir wollten von ihnen wissen, was ihre Arbeit so komplex macht, warum sie sich für den Einsatz unserer Software entschieden haben, und welche Veränderungen sie seitdem beobachten.
Welche Herausforderungen haben euch zu einem Einsatz von iCombine motiviert?
Tassilo: Vor zehn Jahren waren wir nur knapp 35 Mitarbeitende, davon sind ungefähr 30 Personen in Projekten tätig gewesen. Alle haben zusammen auf einer Etage gearbeitet. Dadurch kannten sich die Kollegen persönlich. Passende Experten für eine Fachfrage, ein Problem oder ein Projekt zu finden war also noch recht einfach. In den letzten Jahren sind wir rasant gewachsen und zählen mittlerweile 90 Mitarbeitende. Die Transparenz darüber, wer zu einem bestimmten Thema, einer Technologie oder Methodik helfen kann, ging schon ab einer Größe von 50 Personen langsam verloren. Wenn es Herausforderungen in einem Projekt gab, dann wussten die Kolleginnen nicht mehr, an wen sie sich innerhalb des Unternehmens wenden können, obwohl die Expertise und damit die Hilfe doch eigentlich so nah war. Das führte schließlich zu wirtschaftlichen und qualitativen Problemen in den Projekten, die wir eigentlich vermeiden wollten. An diesem Punkt stellten wir uns die Frage, wie wir das Wissen und die Projekte in unserer Organisation sichtbar machen können.
Torsten: In Confluence hatten wir schon damals Profile im Word-Format von unseren Mitarbeiterinnen abgelegt. Wenn wir Kunden ein Angebot schicken, dann werden diese Profile oft mit eingereicht, um die Kompetenzen und Projekterfahrungen der Teammitglieder aufzuzeigen. Bei der internen Suche nach passenden Kollegen hat uns das allerdings überhaupt nicht geholfen. Es ist unverhältnismäßig aufwändig, mehrere Word-Dateien nach einer Kombination bestimmter Kriterien zu durchsuchen. Außerdem war die Pflege dieser Dokumente immer wieder problematisch.
Tassilo: Die Datenqualität der Profile war auch schlecht. On-demand mussten diese stets aktualisiert werden, wenn wir in eine Auftragssituation kamen. Das hat alle Beteiligten an ihre Grenzen gebracht. Deshalb haben wir uns entschlossen, nach einer skalierbaren und intuitiven Lösung Ausschau zu halten, mit der wir Kompetenzprofile einfach erstellen und durchsuchen können, um Personen anschließend auf Projektrollen zu buchen.
Wie hat die Einführung von iCombine funktioniert?
Tassilo: Als Leiter des Competence Center Projektmanagement habe ich zunächst eine Gruppe zusammengestellt, um iCombine unter die Lupe zu nehmen. Es wurden die Anforderungen von Projektleitung, Geschäftsführung, Vertrieb und Mitarbeitern an eine Skill-Datenbank mit Projektplanungsfunktion notiert und in User Stories umgewandelt. Anschließend konnten wir die Software 30 Tage lang kostenlos testen. Das Ergebnis der Evaluation haben wir der Geschäftsführung im Februar 2020 vorgestellt. Das Management Board, alle Leiter der anderen Competence Center, und die Geschäftsführung haben dem weiteren Einsatz zugestimmt. Seit März 2020 haben wir deshalb eine jährliche Subscription. Im Rahmen des Einführungsprojektes haben wir dann alle Skills definiert und in iCombine eingepflegt. Dann konnte das Onboarding der Mitarbeiter beginnen. Außerdem haben wir unsere internen Workflows ausformuliert, damit für jeden klar ist, wie unsere Prozesse insgesamt funktionieren.
Torsten: Wir streben aktuell an, uns als Firma nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen. Deshalb arbeiten wir natürlich daran, die existierenden Prozesse zu konsolidieren und zu vereinheitlichen. Wenn neue Mitarbeiter bei uns anfangen, dann erhalten sie eine Checkliste, um das Onboarding ins Unternehmen schnellstmöglich abzuschließen. Hier kommt iCombine schon ins Spiel, denn wir wollen die Neuen ja auch zügig in unsere Projekte und Entwicklungsmaßnahmen integrieren. Genauso ist es Standard, dass Kollegen ihre Profile aktualisieren, wenn sie ein Projekt beendet haben und dabei eine Fähigkeit oder ein Interesse entwickeln konnten. Die Informationen aus iCombine beeinflussen übrigens auch die einzelnen Mitarbeitergespräche. Außerdem nutzen wir die Reports, um uns einen Überblick über die Skills unserer Belegschaft zu verschaffen. Insgesamt stelle ich fest, dass das Tool schon sehr in die Prozesslandschaft der Firma eingebunden ist. Für uns hat die Einführung sehr gut funktioniert.
Welche Mehrwerte erleben eure Mitarbeiter durch den Einsatz von iCombine?
Torsten: Die Mitarbeiter haben angefangen, sich Gedanken über ihre eigenen Kompetenzen zu machen. Vielen ist damit explizit bewusst geworden, was sie alles können. Das steigert das Selbstwertgefühl und stellt einen positiven psychologischen Effekt dar.
Tassilo: Die Mitarbeiter merken, dass wir mithilfe des Tools gezielter auf ihre individuellen Fähigkeiten, Erfahrungen und Entwicklungswünsche eingehen können – beim Projektstaffing und auch im Rahmen von Feedbackgesprächen. Außerdem können die Mitarbeiter auch zeigen, dass sie Expertise in Gebieten haben, die nicht zu ihrem normalen Aufgabenbereich gehören. Durch die Auswertung merken wir, dass wir nicht nur Generalisten oder Spezialisten , sondern vermehrt T-Shape Professionals in unseren Reihen haben. Dieses Wissen möchte ich nicht missen, denn es unterstützt unsere Planungsaktivitäten ungemein.
Torsten: Mit iCombine können wir aufzeigen, welche Möglichkeiten es für jeden einzelnen Menschen im Unternehmen gibt. Wenn wir Projektrollen oder Trainings in der Software live schalten, dann können das unsere Mitarbeiter auf Wunsch auch sehen. Somit erhalten sie Transparenz darüber, was es für neue Chancen und Entwicklungsperspektiven intern gibt. So kann zum Beispiel eine Mitarbeiterin aus dem Projektmanagement sehen, dass es eine spannende Zertifizierung im Bereich Recht gibt, für die sie sich schon immer interessiert hat. Das schafft eine Win-Win Situation, denn sie entwickelt sich weiter und qualifiziert sich für neue Aufgaben. Das Unternehmen kann vielleicht dadurch in Zukunft ein neues Projekt annehmen, in dem diese Zertifizierung gefordert wird. Das steigert natürlich auch die Mitarbeiterbindung.
Welche Mehrwerte erleben eure Teamleiter, Manager und Executives durch den Einsatz von iCombine?
Tassilo: Leitende Personen erhalten endlich einen Überblick über die vorhandenen Kompetenzen in der Firma. Das können wir auch runterbrechen und erkennen, welche Skillsets es in einzelnen Bereichen oder Teams gibt. Teamleader nutzen das Tool, um sich bei Mitarbeitergesprächen über zukünftige Entwicklungsszenarien mit ihren Teammitgliedern auszutauschen. Daraus leiten wir ab, welche strategische Notwendigkeit es für den Aufbau und die Weiterentwicklung von Kompetenzen gibt. Das hilft enorm. Typische Fragen wie
- Decken wir mit unserer Kompetenzverteilung die Bedürfnisse am Markt?
- Haben wir einen blinden Fleck oder laufen wir Gefahr, Trends zu verpassen?
können wir nun besser beantworten.
Was uns auch sehr hilft, ist die Abbildung unserer Projekte und der geplanten Auslastung. iCombine ist ja in dem Sinne ein Tool für die Initiierung und Planung von Projekten und für die Buchung von Einsatzzeiten. Es ersetzt ganz bewusst nicht unsere bisherigen Tools, die wir in der Umsetzungsphase von Projekten nutzen. Unsere Mitarbeiterinnen arbeiten typischerweise gleichzeitig in verschiedenen Projekten, und vor der Nutzung von iCombine fiel es uns schwer, hier den Überblick zu behalten. Das ist nun anders. Wir wissen stets, wer wo mit welchen Kompetenzen und mit welcher geplanten Auslastung arbeitet. Mithilfe dieser Übersicht und des Ressourceneinsatz-Reports können wir einen Zukunfts-Forecast erstellen, der enorm relevant für unsere Geschäftsführung und den Vertrieb ist. Auf Fragen wie
- Wie viele fakturierbare Stunden haben wir auf Projekten verplant?
- Haben wir Kapazitäten für neue Projekte?
finden wir nun schnell Antworten. Das trägt zur Transparenz und besserer Planbarkeit bei.
Torsten: Auch im operativen Bereich hat iCombine schon gute Dienste geleistet. Wenn der Vertrieb eine Kundenanfrage erhält, dann findet er innerhalb von Minuten raus, ob wir die benötigten Kompetenzen und Verfügbarkeiten haben, um ein neues potenzielles Projekt zu stemmen. Das unterstützt uns enorm dabei, schnell auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu reagieren. In unserem Business ist es ein klarer Vorteil, nicht mehr tagelang in der Firma nach passenden Personen fragen zu müssen, sondern in kurzer Zeit ein qualifiziertes Team ausfindig machen zu können. Das beeinflusst unseren geschäftlichen Erfolg natürlich sehr positiv.
Welche Kennzahlen sind für die Organisation am wichtigsten? Wie unterstützt euch iCombine bei der Messung und Auswertung?
Tassilo: Im Projektgeschäft wollen wir immer messen können, welche Arbeitszeiten von Mitarbeitern fakturiert werden können, und welche nicht. Genauso wichtig ist es zu verstehen, wie viel Zeit unsere Mitarbeiter auf internen Strategieprojekten und externen Kundenprojekten verbringen. Um das auszuwerten, und die Wirtschaftlichkeit unserer Aktivitäten zu berechnen, nutzen wir den Auslastungsreport von iCombine. Damit können wir in die Zukunft blicken und unsere Effizienz betrachten. Gleichwohl können wir in die Vergangenheit schauen und geplante Einsatzzeiten mit den tatsächlich getrackten Stunden aus dem Zeiterfassungstools vergleichen. Das hilft uns dabei, unsere Planungsaktivitäten weiter zu optimieren. In Zukunft wollen wir außerdem mithilfe der Skillreports messen, wie sich die Kompetenzen in unserer Organisation über die Jahre verändert haben. Daraus leiten wir wiederum weitere Aktivitäten für die Qualifizierung unserer Belegschaft ab.
Torsten: Wie schnell wir auf Kundenanfragen reagieren, messen wir noch nicht. Vielleicht werden wir das in Zukunft tun. Wie vorhin bereits erwähnt, hilft uns iCombine bereits heute dabei, die Antwortzeit drastisch zu reduzieren. Bei uns wird sehr viel Wert auf Agilität gelegt, was auch bedeutet, in kurzen Intervallen planen und umplanen zu können. Mit iCombine haben wir ein Tool an der Hand, das uns dahingehend merklich unterstützt.
Welche Trends sind in Bezug auf zwischenmenschliche Zusammenarbeit, Prozesse und Technologie für euch zukünftig relevant?
Torsten: Wir sehen einen Trend hin zu hybrider Arbeitsformen, also der Mischung aus Home-, Remote- und Präsenzarbeit und dem Wirken in interdisziplinären Teams. Hier ist es für uns wichtig, das zwischenmenschliche Arbeiten, den Wissensaustausch und die gemeinsamen Aktivitäten der Mitarbeitenden weiter zu fördern – über Standorte und Bereiche hinweg. Es wird eine kontinuierliche Herausforderung sein, diese dynamische Arbeitsform zu organisieren.
Tassilo: Ich denke auch, dass nach der Pandemie nicht alle wieder zurück ins Büro kommen werden. Deshalb setzen wir in unserer Tool-Landschaft auch verstärkt auf webbasierte und kollaborative Anwendung, die das verteilte Planen und Arbeiten einfacher ermöglichen.
Für das Teambuilding möchten wir in Zukunft den Austausch zu Themen fördern, die an sich nichts mit dem Arbeitskontext zu tun haben. iCombine kann uns dabei helfen, indem wir ermöglichen, dass sich Kollegen auf Basis von gemeinsamen Interessen, also auch Hobbys oder Freizeitprojekten, miteinander verbinden. Dieses Empowerment und die verstärkte Vernetzung untereinander sehe ich als wichtigen Trend.
Torsten: Solch eine Vernetzung fände ich auch zukunftsweisend, wenn sie nicht nur innerhalb einer Firma, sondern auch über verschiedenen Organisationen hinweg stattfinden könnte. Natürlich unter Wahrung des Datenschutzes. Aber dann gäbe es die Chance, sich besser kennenzulernen, oder eben auch organisationsübergreifende Projektteams zusammenzustellen, weil sich die Mitarbeiter einfach gut ergänzen.
Über akquinet:
Die akquinet tech@spree gehört als Gesellschaft zur akquinet AG, einem international tätigen IT-Dienstleister mit 22 Standorten. Die Unternehmensgruppe versteht sich als menschenzentrierte und agile Organisation. Der Geschäftsfokus in Berlin liegt auf der Erstellung von Individualsoftware und der langfristigen Begleitung über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts.
Unsere Interviewpartner:
Tassilo ist seit über 10 Jahren bei akquinet am Standort Berlin tätig und leitet aktuell das Competence Center Projektmanagement. Er verantwortet die Themen agile Organisationsentwicklung, digitale Transformation, agile Leadership und Selbstorganisation.
Torsten arbeitet bereit seit mehr als 25 Jahren für akquinet und hat sich vom Software Engineer zum Projektmanager entwickelt.
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