Wo man auch hinschaut, überall wird über die Zukunft der Arbeit gesprochen. Das kommt nicht von ungefähr. Wissenschaftler, Politiker und Wirtschaftsweise beschäftigen sich intensiv mit der Frage, welche Auswirkungen unsere vernetzte, schnelllebige und komplexer werdende Welt auf Organisationen und Individuen hat. Zu den bedeutendsten Einflussfaktoren zählen:
Viele Unternehmen überdenken interne Prozesse und Arbeitsmodelle, um den Bedürfnissen des Marktes und der Mitarbeiter gerecht zu werden.
- der steigende Automatisierungsgrad von Routinearbeiten
- digitale Lösungen, die unser Privatleben und tägliche Arbeitsprozesse im besten Fall erleichtern, in jedem Fall aber deutlich verändern
- der Vormarsch der Wissensarbeit
Unternehmer, freie Mitarbeiter, Personaler, Absolventen – alle fragen sich: Wie werden wir morgen arbeiten? In welchen Strukturen und zu welchen Konditionen? Was für Bedingungen können und müssen gegeben sein, damit wir alle profitieren? Auf diese Fragen müssen viele Antworten gefunden werden, denn insbesondere für das Thema Mitarbeitermotivation sind diese relevant. In diesem Artikel stellen wir einen Lösungsansatz vor: Flexwork.
Arbeitsmodelle sollten individuell gestaltet werden
Starre Arbeitsmodelle können die Flexibilität von Unternehmen behindern, egal welche Organisationsform sie haben. Zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten, auch Flexwork genannt, ist eine wichtige Strategie, wenn es darum geht, Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Doch was bedeutet das genau? Tatsächlich sind einige Aspekte von Flexwork schon jetzt Teil der modernen Arbeitswelt. Teilzeitverträge, gleitende Arbeitszeiten, Vertrauensarbeitszeiten, flexible Urlaubsregelungen, Home-Office sowie Coworking-Spaces sind Aspekte flexibler Arbeitsorganisation und heute nicht mehr exotisch. Im Kern geht es darum, Arbeitszeit und Arbeitsumfeld den neu entstehenden Bedingungen anzupassen. So können Unternehmen beispielsweise direkt auf saisonale und konjunkturelle Schwankungen oder sich kurzfristig ändernde Kundenbedürfnisse reagieren.
Flexibilisierung der Arbeitszeit
Mitarbeiter, die überwiegend in Projekten eingesetzt sind, arbeiten, wenn eine anstehende Aufgabe es erfordert. Sie besitzen ein Zeitkonto, welches je nach Auftragslage “be- oder entlastet” werden kann. Sie arbeiten also kapazitätsorientiert. Eine steigende Zahl von Unternehmen koordiniert übrigens auch interne Aufgaben, die keinen direkten Bezug zu Kundenaufträgen haben, als eigenständige Projekte. Entsprechende Transparenz vorausgesetzt, können sich Mitarbeiter gemäß ihrer individuellen Kompetenzen und Verfügbarkeiten besonders dort einbringen, wo sie aktuell gebraucht werden. Diese Art der Arbeit erfordert jedoch einen hohen Grad an Koordination. Planungsprozesse sollten klar, transparent, kunden- und mitarbeitergerecht gestaltet werden, damit die Vorteile dieser projektbezogenen Struktur zum Tragen kommen.
Flexibilisierung des Arbeitsortes
Auch Teamarbeit kann effektiver sein, wenn sie an anderen Orten und zu selbst gewählten Zeiten geschieht.
Home-Office-Tage und Coworking Spaces sind in vielen Firmen bereits fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Einen Teil der Wochenarbeitszeit leisten die Mitarbeiterinnen zu Hause. An Tagen im Büro arbeiten sie an einem Platz, der in ihrer Abwesenheit auch von anderen genutzt werden kann. Das spart Kosten und stärkt die Eigenverantwortung und Effizienz der Mitarbeiter. Traditionelle und neue Arbeitsmodelle schließen sich dabei keinesfalls aus. Sie können ergänzend nebeneinander stehen. Auch hier sollte ein Augenmerk auf klare Regeln gelegt werden. Mitarbeiter, die remote arbeiten, brauchen gut funktionierende Kommunikationskanäle und verbindliche Prozesse.
Die jungen Generationen leben mobiler und möchten auch mobiler arbeiten
Die in Zukunft stärker geforderte Flexibilität in Kernbereichen des Arbeitsmarktes stellt also erhöhte Anforderungen an die Arbeitenden. Sie sollen zeitlich und örtlich flexibel sein. Doch zu wem passen diese Bedingungen?
Die Mehrheit der Absolventen von heute sehnt sich nicht nach einer 5-Tage Woche im Büro. Die Balance von Beruf und Freizeit nimmt einen wichtigen Stellenwert im Leben der jungen Arbeitnehmer ein. Was sich zunächst nach viel Selbstverwirklichung und wenig Elan anhört, ist für den Wandel der Arbeitswelt von Vorteil. Das Stichwort hier ist Lebensstilintegration. Wichtig ist der jungen Generation, dass sie Arbeitszeiten haben, die sie ihrem Alltag anpassen können. Ob es darum geht, Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen, oder genau dann zu arbeiten, wenn die Ideen fließen, ist letztlich gleich. Mitarbeiter sollten kommunizieren und entscheiden, wo sie am produktivsten sind – im Büro, zu Hause oder im Café. Zugute kommt das letztlich allen.
Flexibilität erfordert Haltung
Die Arbeitnehmer tragen, wenn es vom Unternehmen professionell unterstützt wird, mehr Eigenverantwortung und sind langfristig zufriedener. Es sollte beachtet werden, dass das “Mehr” an Souveränität teilweise neu erlernt werden muss – vor allem von Mitarbeitern, die zuvor unter dem Mikromanagement ihrer Vorgesetzten gelitten haben. Führungskräfte müssen zunächst gegenseitiges Vertrauen ihrer Mitarbeiter aufbauen, Selbstorganisation erlauben, Aktionsbereiche zulassen und auch “loslassen” können. Dann profitieren Unternehmen von gelebtem Verantwortungsbewusstsein, motivierteren Mitarbeitern und hoffentlich (!) gestiegener Produktivität.
Flexibilität erfordert Transparenz und Vernetzung
Verantwortungsvolle Arbeit kann nur geleistet werden, wenn den Mitarbeitenden alle nötigen Informationen vorliegen, um Entscheidungen zu treffen. Flexibilität erfordert deshalb ein erhöhtes Maß an Transparenz und Vernetzung. Denn erst wenn Prozesse klar strukturiert und sichtbar sind, Kommunikation direkt von A nach B läuft, und Wissen jederzeit ausgetauscht werden kann, wird Flexwork in größeren Organisationen oder schnelllebigen Märkten wirklich funktionieren. Dabei helfen Kollaborations- und Kommunikationstools wie Slack oder Trello. Zeitgemäße Workforce-Management Lösungen, die heute mit bedeutend wenig Aufwand eingeführt werden können, fördern darüber hinaus den Wissensaustausch und die ortsübergreifende Zusammenarbeit von Kolleg:innen. Moderne Tools sind in diesem Sinne ein Enabler, um bedürfnisorientiertes Arbeiten handhabbar zu machen.
Jürgen Niemann Geschäftsführer, betterHR
Unser Gastautor
Jürgen Niemann ist leidenschaftlicher HR-Berater und Geschäftsführer des Startups betterHR. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, Kunden eine kostengünstige digitale HR-Beratung zur Verfügung zu stellen. Mit über 24 Jahren in der Personalarbeit besitzt er einen weitreichenden Erfahrungsschatz zu den verschiedensten Themen im HR.