Von der Präsenzkultur zur Remote-Struktur! Ein krisensicheres Konzept?

Manche nennen es noch Telearbeit. Das Arbeiten von irgendwo anders, als vom gemeinsamen Office. Das ist zwar nicht neu, hat aber in der aktuellen Ausnahmesituation noch einmal völlig neue Ausmaße angenommen. Als Home Office oft mit großer Skepsis betrachtet oder milde belächelt ist es längst Realität und vielleicht eine der populärsten Erscheinungsformen der modernen Arbeitswelt.

Viele Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern einen oder mehrere Tage ortsunabhängiger Arbeit oder stellen ganze Teams komplett in Remote-Strukturen zusammen, die ohne gemeinsame Büros auskommen und sich völlig neu organisieren. Remote Working ist ein Trend der Globalisierung, populär vor allem im IT-nahen Umfeld. Daher gibt es inzwischen eine Menge Erfahrung, aber auch viele offene Fragen. Zeit für eine kleine Zwischenbilanz?

 

Remote – ein plötzlicher Megatrend

Ein Meetup zum Thema Remote Arbeit war bereits lange vor Corona in Planung. Die aktuelle Situation hat uns aber aus bekannter Event-Präsenz ins Virtuelle katapultiert – ganz im Sinne des mobilen Zusammenarbeitens fand das 30. NEW WORK BERLIN Meetup erstmals digital statt. Zusammen mit den geladenen Expert*innen Manuel Pistner, Elizaveta Brisker und Jonas Spengler diskutierten wir zum Konzept des Remote-Arbeitens, den Kulturwandel, Chancen und Herausforderungen.

Die Lernkurve ist aktuell sehr groß: Plötzlich leben und arbeiten wir alle in einer neuen, anderen, physisch distanzierten Welt. Wie schnell sich alles verändert hat: von einigen Wachstumsschmerzen abgesehen, hat sich Remote-Working nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie zu einem Megatrend entwickelt. Weil es eben auch allen Unkenrufen zum Trotz funktionieren kann. Wir alle sammeln in kürzester Zeit neue Erfahrungen, veranstalten Videokonferenzen, nutzen neue Kommunikationstools oder die bestehenden einfach anders, effizienter und effektiver. Wir lernen auf dem Weg. Mit großer Flexibilität und bestenfalls großer Fehlertoleranz. Und jetzt ist nach einigen Wochen Remote Working das Interesse an einem Austausch zu diesem Thema groß. Zwei Drittel der ca. 60 Teilnehmer des Meetups arbeiten aktuell voll remote. Ein kleinerer Anteil davon in einer Mischung aus Büro und remote. 

 

Neue Wege gehen – Die Geschichte einer Digitalagentur

Manuel Pistner, CEO der Bright Solutions GmbH, gesellte sich aus Montabaur zu uns ins Meetup und teilte seine Erfahrungen über den Aufbau einer Remote Working Struktur im eigenen Unternehmen. 2018 war Manuel mit 45 Mitarbeitern in einer eher hierarchischen und konventionellen Struktur aufgestellt. Mit dem Wachstum wurden Projekte immer aufwändiger und komplexer und seine eigene Zeit immer knapper. Um dem zu begegnen, baute er eine zweite Führungsebene auf, entwickelte Projektmanager weiter, und erweiterte die Organisationsstrukturen. Doch das reichte bald nicht mehr: Kunden wollten schneller und spontaner unterstützt werden, die Frage nach Qualität und Flexibilität wuchs. Manuel stellte fest: sein eher klassisch hierarchisches Führungskonzept passte nicht mehr zu den heutigen Herausforderungen eines modernen Beratungsunternehmens.

Zwischen den Erwartungen seiner Kunden und seinen Mitarbeitern balancierend, erschien es ihm unmöglich, die eigentlich notwendigen Mitarbeiter und Kompetenzen immer vorzuhalten. Vor allem, weil die Nachfrage einfach zu schwankend und teilweise sehr kurzfristig war. 

 

Daher testete Manuel verschiedene Ideen, die allesamt nicht so richtig funktionierten:

• Zusammenarbeit mit lokalen Partnerunternehmen: Sie haben die gleichen Engpässe bei Fachkräften und Spezialisten.
• Nutzen von Offshoring/Nearshoring Partnern: Hier ging ihm die Transparenz komplett verloren und er hatte keine Kontrolle über konkrete Projektmitarbeiter, sondern vorgeschaltete Account Manager. Dazu mehr in Manuels TEDx Talk.
• Rückzug auf 100% technologische Spezialisierung: Dies wollten seine Kunden nicht so recht.
• Lokale Freelancer: Davon gibt es einfach zu wenige. Wenn er welche fand, waren die ausgebucht und wollten eher langfristige Projekte ab 3 Monate Laufzeit. Somit fielen sie für kurzfristige Sofort-Unterstützung aus.
• Auch die eigene Ausbildung von lokalen Fachkräften scheiterte bereits an passenden Bewerbern. 

 

Lösungsorientiertes Arbeiten mit verteilten Expert*innen

Seine Lösung fand Manuel letztlich in der Zusammenarbeit mit Experten, die zwar über die ganze Welt verteilt, dafür aber kurzfristig verfügbar und schnell einsetzbar waren. Ihre Schlüsselkompetenz heißt lösungsorientiertes Arbeiten. Zu Beginn, so berichtet Manuel, hat er sich für eine Woche auf den Weg gemacht, um die Menschen persönlich kennenzulernen, sich mit ihrer Arbeitsweise vertraut zu machen, ihre Kompetenz einzuschätzen und mit ihnen seine Ideen zu diskutieren. Das Ziel: Gegenseitiges Vertrauen aufbauen als Basis für die Zusammenarbeit. Natürlich zeigten sich auch einige Sorgen am Anfang, unter anderem in Sachen Datensicherheit und Zuverlässigkeit. Im Laufe der Zeit lernte er immer mehr seiner Erfahrung und dem Bauchgefühl zu vertrauen. 

Mit der Erweiterung seines Teams um eine globale Experten-Basis kamen neue Herausforderungen, zum Beispiel: Wie lassen sich Kollaborationen und Projekte sinnvoll managen? Manuels Antwort darauf war die Umkehrung der hierarchischen Organisation der Firma – jetzt organisieren die Experten die Projekte selbst statt hierarchisch von oben (und dabei viel zu oft von Manuel selbst) geplant zu werden. Die grundlegende Idee dabei ist: Führen nach Ergebnis, nicht nach Anwesenheit. Das erlebt er als neue innere Haltung, denn für seine Arbeit und die Projekte wird immer mehr nebensächlich, wie und was genau die Mitarbeiter machen, solange dass es funktioniert und die Ergebnisse stimmen. Statt hierarchischer Kontrollebenen ist für ihn die konsequente Ausrichtung an modernen Steuerungsinstrumenten wie z.B. OKRs (Objectives and Key Results) und die Unterstützung durch professionelle Coaches wichtig. Sie helfen dabei , die richtigen Fragen zu stellen, um Ziele zu erreichen. Dies ermöglicht ihm das Führen auf Basis von Fakten und somit das Führen nach Ergebnis. 

 

Neue Maßstäbe für die Kommunikation und Zusammenarbeit

Auch in Sachen Konflikt- und Kommunikationskompetenz hilft der neue Ansatz. Es stehe immer ein Coach zur Verfügung und tatsächlich existierende Konflikte werden moderiert. Im Büro klären wir einen Konflikt ja auch nicht mit Backpfeifen sondern mit Kommunikation. Um eine persönliche Verbindungen mit den Mitarbeitern aus den verschiedensten Ecken der Welt aufzubauen, werden virtuelle Video Meetups genutzt um sich zu sehen und gemeinsam einen Drink zu genießen.

Manuel versucht möglichst wenig vorzugeben. Dennoch gibt es eine sehr elementare Regel, die er für seine Remote Worker eingeführt hat: jede Entscheidung muss fair sein – für das Team und wirtschaftlich. Dies war vor allem im Kontext der Einführung von transparenten Gehältern relevant (mehr dazu auch im Video am Ende dieses Artikels).

Fast als Nebeneffekt, aber als großen Vorteil des Remote Workings, beobachtet Manuel einen ganz anderen Punkt: Keiner kann plötzlich hinter dir stehen und fragen:

Tschuldigung, kannst du mir mal kurz sagen, wie … ?

Durch den Wegfall dieser klassischen und manchmal fatalen Unterbrechung, die jeder Mensch aus dem Büroalltag kennt, bleiben seine Mitarbeiter im Arbeitsfluss ungestört und somit fokussierter („flow“). Die Kommunikation unter Kollegen kann von jedem Kollegen mithilfe von Benachrichtigungseinstellungen mitgesteuert werden. Auch die Selbstkompetenz wird enorm gestärkt. Mit der richtigen Haltung wird das Selbstlernen im Remote Working sogar erleichtert. Manuels Firma generiert dazu kleine Videos und Tutorials: sobald ein komplexeres Problem auftaucht und ein anderer Experte dieses lösen kann, wird es aufgezeichnet und zur Verfügung gestellt. In Zeiten der Wissensarbeit ist es ein bekanntes Ziel von Unternehmen, implizites Wissen explizit zu machen.

Nach dem Motto „aus Erfahrungen anderer lernen“ empfehlen wir allen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, von Manuels Erkenntnissen zu lernen. Mehr über seine spannenden Erlebnisse in dieser Transformation erfahrt Ihr in seinem Blog oder auf seinem YouTube Channel.

 

Tücken und Stärken des Virtuellen

Nach Manuels Insights diskutierten Elizaveta Brisker und Jonas Spengler offene Fragen zum Thema Remote-Arbeit weiter. Elizaveta (Liz) war über 4 Jahre People Operations Partner beim IT Startup Travis CI (CI=continuous integration). Das Unternehmen zählte zuletzt am Hauptsitz in Berlin circa 25 Mitarbeiter vor Ort und 45 Remote-Mitarbeiter, welche sich auf die ganze Welt verteilten. Jonas ist Co-Founder und CTO bei der komoot GmbH, der größten Plattform für Outdoor Aktivitäten. Komoot ist von der Gründung an komplett Remote aufgestellt, hat aktuell circa 60 feste Mitarbeiter und weiter circa 30 Freelancer, die komplett über 12 Ländern Europas verteilt sind. Verteiltes Arbeiten war zur Gründungszeit bereits Standard bei ihnen. 

Ortsunabhängiges Zusammenarbeiten geht automatisch einher mit digitaler Kommunikation. Dass sich da Herausforderungen auftun, versteht sich von selbst, so zum Beispiel beim Recruiting. Viele Tools unterstützen den Prozess sehr effektiv. Die aussagekräftigsten Elemente eines Bewerbungsprozesses, wie zum Beispiel das strukturierte Interview oder auch Arbeitsproben, lassen sich problemlos über Zoom, Skype, Hangouts und Co durchführen. Beim virtuellen Kennenlernen bleibt aber manchmal doch etwas auf der Strecke.

Es ist schwer, die Persönlichkeit des Gegenübers wirklich so mitzubekommen, wie es in einem Face-2-Face-Meeting der Fall wäre.

So beschreibt Liz einen relevanten Nachteil im Recruiting-Prozess.

Auch eine ungünstige Kameraposition oder schlechte Internetverbindung können hier eine Rolle spielen und den Eindruck verzerren. Jonas beobachtet, dass im Präsenz-Interview auf andere Dinge geachtet wird, die tatsächlich gar keine Relevanz bei der Begutachtung der Qualifikation haben. Wie groß eine Person ist, kriegt man in einem virtuellen Bewerbungsgespräch nicht mit. Das wird dann beim tatsächlichen echten Treffen vielleicht zu einer Überraschung führen.

Ähnlich wie in Manuels Erfahrungen ist Recruiting für das angestrebte Wachstum schlicht notwendig. Seine Erfahrung waren von Anfang an positiv. Viele Bewerbungen von Menschen, die Lust auf die Themen und Firma hatten, gingen ein. Von Fachkräftemangel ist somit eher wenig zu spüren. Gründe für das Remote-Arbeiten gibt es auch auf Seiten der  Mitarbeiter*innen. Einige Menschen wollen der großen urbanen Corporate-Welt lieber den Rücken kehren und auf dem Land leben. Aus Jonas’ Sicht ist der Pool der Bewerber für Remote Working einfach größer, als wenn sich komoot auf feste Bürojobs beschränken würde.

 

Wie funktioniert Onboarding?

Jonas hat gute Erfahrungen gemacht, alle Neuen für 1-2 Wochen zusammen zu bringen und einzuarbeiten. Da das gesamte Team von komoot vor allem für Strategie-Entwicklung drei Mal im Jahr zusammenkommt, verbindet er solche Treffen idealerweise auch mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter. Dann gibt es auch viele Outdoor-Aktivitäten wie gemeinsame Radtouren – wenig überraschend für eine Outdoor-Plattform. Um Vertrauen aufzubauen und eine gute Kommunikation zu etablieren, hat komoot jetzt Corona-bedingt einen Remote Onboarding-Prozess entwickelt, der eher aus unstrukturierten Meetings besteht, wo sich alle Neuen virtuell treffen und auch mal gemeinsam ein Bier trinken. Hier findet dann Austausch ohne strikte Agenda statt. Dadurch lernen sich die Mitarbeiter auch außerhalb von Business-Meetings und ohne ihr Business Face kennen. 

Liz kennt Onboarding eher Face-2-Face, indem neue Mitarbeiter*innen zu ihren Co-Workern geflogen werden. Das wird aber ergänzt, zum Beispiel durch eine Chat Lottery, in dem 1on1s mit nicht arbeitsbezogenen Themen wie Computerspielen oder Büchern verlost werden. Vertrauen kommt aber nicht nur durch den Arbeitgeber, sondern muss auch vom Arbeitnehmer*in angenommen werden, indem Probleme und Beschwerden ebenso geteilt werden wie positive Aspekte der Arbeit. Liz hat gute Erfahrungen mit der Verwendung von Github Issues (engl.) gemacht. Hier wird die Transparenz im Remote-Onboarding erhöht, indem der Status des Onboardings für alle einsehbar ist.

 

Chancen und Herausforderungen der Personalentwicklung

Die größte Chance des Remote Working ist eindeutig die erhöhte Flexibilität. Das zeigt sich unter anderem auch in der innerbetrieblichen Weiterbildung durch Sparringspartner oder Peers, die über Standort- oder Abteilungsgrenzen miteinander arbeiten können. Denn gute Mitarbeiter zusammenzubringen ist einfacher, wenn es ortsunabhängig ist. Selbst Personalgespräche können gut remote durchgeführt werden, so die positive Erfahrung von Jonas. Erfolge zu feiern ist allerdings schwierig – darin sind sich Liz und Jonas einig. Vor einem Bildschirm zu sitzen ist nicht vergleichbar mit der persönlichen Energie, die einen Raum erfüllt, wenn wirklich alle zusammen an einem Ort sind.  Wichtig ist es deshalb, eine gute Balance  von persönlichen und Remote- Meetings zu finden. Ergänzt wird dies bei komoot durch die All-Hands Meetings, die Jonas als  supercharged gatherings bezeichnet, in denen alle zusammenkommen und sich die Leute extrem verbinden.

 

Ressourcenmanagement in Remote-Umgebungen

Wenn Experten aus der Ferne arbeiten, kann die Zusammenstellung von Projektteams eine echte Herausforderung sein. Moderne Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern oft neue Projekte im Rahmen eines Projekt-Pitches an und geben ihnen die Möglichkeit, sich auf offene Projektrollen zu bewerben. Dies mag einfach sein, wenn regelmäßige Treffen vor Ort stattfinden. In einer Remote-Struktur ist es jedoch schwierig, alle Mitarbeiter schnell an einen Tisch zu bekommen, wenn eine Kundenanfrage rein kommt. Es wird also eine noch größere Herausforderung, qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter zu finden, die den Kundenanforderungen entsprechen. Workforce-Management-Lösungen wie iCombine vereinfachen diesen Prozess, indem sie die Transparenz während des gesamten Projektplanungsprozesses fördern und Mitarbeiter:innen mit Projekten oder Schulungen verbinden – und umgekehrt. So können Remote-Teams sehr schnell zusammengestellt werden, um der Dynamik des Marktes gerecht zu werden. Wenn deine Kolleg:innen daran interessiert sind, trotz der Entfernung menschenzentriert zu planen, dann freut sich unserer Co-Host Richard Schentke auf den Kontakt mir dir.

 

Remote „Hacks“ für bessere virtuelle Meetings

Liz und Jonas gaben uns Empfehlungen für ein effizientes Führen von virtuellen Meetings. Diese wollen wir euch natürlich nicht vorenthalten:

• Act like you were in the Office! Oft starten wir im Remote-Modus schnell und effizient. Doch das Ankommen bleibt auf der Strecke und wir reden nur, wenn wir gefragt werden. Doch das lockere Check-In ist wichtig um Beziehung aufzubauen. Reserviert euch Zeit für den virtuellen Kaffee-Chat!
• How do you do? Abholen und Vertrauen schaffen durch Fragen wie: Was ist heute/in der letzten Woche in deinem Leben passiert? Was hat dich total aus dem Konzept gebracht? Wichtig ist dabei, zu erkennen, was der andere braucht. Es geht darum, jeden auf andere Art abzuholen. Zuhören, Mitreden, sich Zurückziehen… Allen die Chance geben, so anzukommen, wie sie es möchten.
• Always turn your Camera on! Für Liz und Jonas ist die visuelle Präsenz selbstverständlich, und so sollte es für alle sein. Dies erlaubt auch, eine Frage direkt an Leute zu stellen, z.B. Du siehst so aus als hättest du eine Frage? Bei einem Meeting im Büro würde man auch alle sehen.
• Chat Lottery! Ein zufälliges Zusammenwürfeln von 1on1 Video-Chats. Dies erlaubt ein natürliches Kennenlernen und gibt dafür auch genug Zeit.
• Can you hear me? In Meetings unter 5 Personen können Mikrofone auch permanent eingeschaltet bleiben, wodurch das Treffen noch realer wird, beispielsweise wenn Teams vorsprechen. Solange die Technik mitspielt, ist auch ein Räuspern oder ähnliches relevant und wirkt echter. 
• Add Ons: Statt redundante Kommunikationskanäle sollte man besser erprobte Tools wie Slack oder Google Docs zur Online-Kollaboration wählen. E-Mails sparsam einsetzen. Durch knappe Kommunikationsregeln klären, was wohin gehört. Tipp von Liz: ein wachsendes Mitarbeiter*innen-Handbuch zu Kommunikationsregeln, getrieben und gepflegt von den Mitarbeiter*innen.

 

Unser Fazit

Remote-Working steht im Vergleich zu etablierten Arbeitsformen erst am Anfang. Doch es ist jetzt schon klar: Unternehmen, die bereits seit mehreren Jahren in Remote-Strukturen arbeiten, haben eine Menge positive Erfahrungen gesammelt. Nicht nur im Umgang mit den technischen Voraussetzungen, sondern auch mit der veränderten Form der zwischenmenschlichen Zusammenarbeit. Sie entscheiden sich aktiv gegen die vorherrschende Präsenzkultur und schätzen die sich daraus ergebenden Vorteile: Flexibilität, individuelle Mitgestaltung, Effizienz, Dynamik. Ihre internen Arbeitsprozesse sind in der aktuellen Corona-Krise stabil geblieben, denn eine Umstellung auf Homeoffice musste nicht zwangsweise und plötzlich stattfinden.

Entgegen der allgemeinen Meinung ist die Kostenersparnis kein signifikanter Vorteil der Remote-Struktur, da auf eine sehr gute technische Ausstattung wert gelegt wird oder auch Co-Working-Spaces bei Bedarf vergleichsweise teuer gemietet werden. Personaleinsparungen sind eher indirekt durch besseres Personal und höhere Effizienz realisierbar.

Wir werden mit Spannung beobachten, inwieweit sich diese neue Arbeitskultur in unserer Gesellschaft etablieren wird. Hast auch du bereits Erfahrung in verteilten Teams und mit Remote gesammelt? Dann teile deine Erkenntnisse gerne als Kommentar!

Vielen Dank an Liz, Manuel und Jonas für die Einblicke in ihre New Work Arbeitswelt und den wertvollen Austausch!

Den kompletten Mitschnitt unseres Meetups bekommst du hier

Wie sieht denn so ein „Remote Meetup“ aus? Erfahre es selbst und schaue dir im Video das vollständige Meetup inklusiver Zwischenfragen und Kommentare an.

 

Unsere Gastautoren

Jens Hündling ist freier Trainer und Coach für digitale Transformation und New Work. Als ehemalige IT-Führungskraft kommuniziert er lieber mit Menschen als mit Maschinen und entwickelt leidenschaftlich Teams und Organisationen. Vor allem mit ostfriesischem Humor. Mehr über ihn unter https://dr-huendling.de

 

 

 

Heidi Dommaschke begleitet als Trainerin, Mediatorin und Coach Menschen und Organisationen im Wandel. Besonders am Herzen liegen ihr neben Inner Work, Resilienz- und Ressourcenarbeit vor allem die Weiterentwicklung von Kommunikations- und Konfliktkompetenz. Dabei treibt sie die Frage um, wie wir leben und arbeiten wollen und wie wir die Umgebung dazu aktiv mitgestalten können. www.hundred-ways.com

 

 

Conny Grünbaum kümmert sich beim IT-Berater Assecor GmbH hauptsächlich um die Personalbeschaffung. In einer Branche, in der der Fachkräftemangel deutlich spürbar ist, muss sie sich regelmäßig die Frage stellen, wie ein attraktives Arbeitsumfeld für Mitarbeiter auszusehen hat und die Umsetzung für das Unternehmen möglich ist. Dabei schätzt sie an der Arbeit in ihrem Unternehmen hauptsächlich die Freiheit und den Entscheidungsfreiraum, den sie für ihre Aufgaben eingeräumt bekommt.

 

 

 

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