Mitte des Jahres war unser CEO Richard zu Gast bei Tim Bosenick und seinem beyond your business Podcast. Tim ist Transformationsberater und Pionier der Employee Experience (EX) Bewegung, die darauf abzielt, mitarbeiterzentrierte Organisationen zu etablieren. Er wollte mehr über die Entstehungsgeschichte von iCombine und die Ideen hinter dem Lösungsansatz unserer Software wissen. Das Interview ist am 12.06.2021 erschienen und kann bei Spotify oder Apple nachgehört werden.
Tim: Moin, Richard, kennst Du von Douglas Adams „Per Anhalter durch die Galaxis”?
Richard: Kläre mich auf.
Tim: Das ist ein etwas älteres Science-Fiction Buch und ziemlich abgefahren. Da ich ein absoluter Fan bin, bekommt jeder oder jede einen Abschnitt aus diesem Buch, in der Hoffnung, dass er oder sie das dann auch liest, falls das noch nicht geschehen ist. Ich versuche auch immer dann einen Bogen zum Thema zu schlagen. Der Anhalter durch die Galaxis ist ein Reiseführer für die Galaxis und da stehen interessante Dinge drin, unter anderem über Handtücher. Das lese ich jetzt mal kurz vor.
„Ein Handtuch, heißt es, ist so ungefähr das Nützlichste, was der interstellare Anhalter besitzen kann. Einmal ist es von großem praktischem Wert – man kann sich zum Wärmen darin einwickeln, wenn man über die kalten Monde von Jaglan Beta hüpft; man kann an den leuchtenden Marmor Sandstränden von Santraginus V darauf liegen, wenn man die berauschenden Dämpfe des Meeres einatmet; man kann unter den so rot glühenden Sternen in den Wüsten von Kakrafoon darunter schlafen; man kann es als Segel an einem Minifloß verwenden, wenn man den trägen, bedächtig strömenden Moth-Fluss hinunter segelt, und nass ist es eine ausgezeichnete Nahkampfwaffe; man kann es sich vors Gesicht binden, um sich gegen schädliche Gase zu schützen oder dem Blick des Gefräßigen Plapperkäfers von Traal zu entgehen (ein zum Verrücktwerden dämliches Vieh, es nimmt an, wenn du es nicht siehst, kann es dich auch nicht sehen – bescheuert wie eine Bürste, aber sehr, sehr gefräßig).“
So, was das Handtuch in der Galaxis, ist iCombine im Projektmanagement, etwas unfassbar Praktisches. Das war jetzt meine großartige Brücke. Und vielleicht magst Du mal ein bisschen erzählen, was iCombine ist und wie ihr tatsächlich auf eine ganz hervorragende Art und Weise Firmen helfen könnt.
Richard: Ja, das ist ein sehr schönes Bild, das Du gerade in meinen Kopf transportiert hast. Tatsächlich, welches Startup möchte nicht das universelle, einsetzbare Handtuch sein? Die Herausforderung liegt natürlich darin, sich erst mal auf einen Anwendungsfall zu konzentrieren und diesen dann schrittweise zu erweitern.
Unser Startup gibt es seit 2016. In 2018 haben wir uns komplett neu ausgerichtet und auf das Thema Projektmanagement eingeschossen. Was machen wir also? Wir haben eine Software gebaut, die innerhalb einer Organisation Mitarbeiter mit passenden Projektrollen, mit Trainings, aber auch mit Kolleginnen und Kollegen verbindet.
Während unserer Explorationsphase haben wir gesehen, dass sehr viele Organisationen gar nicht wissen, was für Kompetenzen, Interessen oder auch Verfügbarkeiten ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben. Das wirkt sich sehr negativ auf die Koordinierung von Projekten aus: Teams werden deswegen nicht optimal zusammengesetzt. Die Arbeitsresultate sind schlechter, weil die Passgenauigkeit zwischen dem Team und Kundenanforderungen nicht hoch ist. Letztendlich ist der Kunde dann unzufrieden und darunter leidet auch die Motivation der Mitarbeiter.
Da haben wir uns gedacht: Okay, das sollte anders funktionieren. Und zwar auf Basis von Daten, aber auch unter Einbezug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In unserer Software nehmen wir die Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Interessen dieser internen Expertinnen und Experten sehr strukturiert auf. Dabei können übrigens ebenso auch Freelancer eingebunden werden. Dann berechnet iCombine die Passgenauigkeit zwischen den Kompetenzprofilen und offenen Projektrollen, Trainings oder Anfragen anderer Kollegen.
Das maximiert die Passgenauigkeit zwischen den Mitarbeiterkompetenzen und dem externen Kundenbedarf. Es fördert den Wissensaustausch zwischen Kollegen und ein internes Netzwerk zwischen Abteilungen. Firmen können schneller auf Marktanfragen reagieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden einbezogen und gefragt: „Hey, habt ihr Interesse daran, bei bestimmten Dingen mitzuwirken?” Natürlich kann mit unserem Tool auch die Auslastung gesteigert werden. Durch eine Datenanalyse schaffen wir es außerdem, bedarfsgerechte Weiterqualifizierungen und zu fördern.
Tim: Cool, wie seid ihr denn darauf gekommen? Es ist schon recht speziell, Du hast gesagt ihr habt einen Pivot gemacht. Gab es eine initiale Gegebenheit, die euch darauf gebracht hat?
Richard: Gestartet sind wir mit einer Idee im Bereich Recruiting. Ich komme ursprünglich aus der Personalberatung. Wir haben damals festgestellt: Menschen tun sich unglaublich schwer mit Jobtiteln, nach denen sie im Internet suchen. Keiner weiß wirklich, was sich hinter den verschiedenen Titeln tatsächlich verbirgt. Unsere erste Idee war deshalb eine Jobplattform, bei der du als Jobsuchender nicht mehr den Jobtitel kennen musst, sondern letztendlich angibst was du kannst und was dich interessiert. Unsere Plattform zeigt dir dann passende Unternehmen und Vakanzen. Bei der Entwicklung der Idee sind wir aber sehr schnell an die Grenzen des Henne und Ei Problems gestoßen: Es war schwierig, Arbeitssuchende und Unternehmen gleichzeitig auf die Plattform zu bekommen. Lösen wollten wir das durch eine Kooperation mit Messebetreibern.
Im Rahmen eines kleinen Piloten auf einer Messe haben wir dann einen Manager von einer mittelgroßen Unternehmensberatung kennengelernt. Er hat sein Leid geklagt davon, wie schwierig und undurchsichtig es für ihn ist intern Projekte mit passenden Menschen zu besetzen. Wie auf dem Arbeitsmarkt hatte er ein Zuordnungsproblem von Leuten, die Kompetenzen anbieten und Menschen, die diese Kompetenzen suchen. Nur eben innerhalb seiner eigenen Firma. Viele Manager wie er nutzen veraltete Lebenslaufdatenbanken, Kalender und Exceltabellen für die Planung von Projekteinsätzen. Wir haben bei über 100 Interviews mit anderen Unternehmen herausgefunden, dass es unglaublich viel Zeit beansprucht, um Projektteams zusammenzustellen. Gleichzeitig haben viele Kolleginnen und Kollegen den Eindruck, ihre Zuordnung auf Projektrollen erfolgt eher willkürlich oder nach Nasenfaktor. Also war wirklich niemand zufrieden mit diesem Prozess. Das war der initiale Aufhänger für die Idee, die wir jetzt in eine Software umgesetzt haben.
Die Personalplanung in dynamischen Unternehmen ist sehr herausfordernd
Tim: Cool! Macht es Sinn diese Software erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße einzusetzen? Ich kann mir vorstellen, in einer kleineren Firma kennt man wahrscheinlich die MitarbeiterInnen besser und kann es schneller einschätzen. Gibt es da eine Schwelle, wo ihr sagt: „Ab da macht es Sinn”?
Richard: Unser kleinster Kunde ist tatsächlich mit 35 Mitarbeitern gestartet. Nach dem Onboarding der Belegschaft ist aufgefallen, dass die Kolleginnen und Kollegen tatsächlich ein viel breiteres Spektrum an Expertisen besitzen. Es kam heraus, dass diese Personen für viel mehr Aufgaben qualifiziert wären, bislang aber eher einseitig eingesetzt wurden. Es ist schnell aufgefallen, dass ad hoc Projektumplanungen nun viel besser realisiert werden können. Das heißt, innerhalb unserer Software kann ich als Projektmanager sagen: Die Kollegin A nehme ich von einer Projektrolle runter, weil es eine andere Kundenanfrage gibt. Ich sehe aber, dass Kollege B eine gute Alternative wäre und frage, ob er Interesse hat. Gerade in sehr hochdynamischen Projektumfeldern kann unsere Software hier schon für kleinere projektorientierte Unternehmen einen entscheidenden Mehrwert liefern. Wir sehen eine Schwelle bei ungefähr bei 50 Mitarbeitern, dann wird es in hochdynamischen Umfeldern wirklich kompliziert. Gerade weil wir uns als Wissensarbeiter ständig neue Fähigkeiten aneignen können, ist es wichtig, einen Überblick über die Entwicklung der Menschen zu behalten. Als Mitarbeiter kann ich in iCombine selbst jederzeit meine Kompetenzen und Interessen anpassen und dementsprechend sehen, auf welche Initiativen ich innerhalb der Firma passe.
Tim: Könnte man Push und Pull machen, die Mitarbeiter ergänzen ihre Profile und sehen, welche Projekte passen? Umgekehrt kann ich als Leiter gucken: Welcher Mitarbeiter passt da rein?
Richard: Richtig, genau so sieht es aus. Je nach Unternehmenskultur kann ich sagen: Bei mir ist alles transparent, ich möchte, dass meine MitarbeiterInnen alle Projektrollen und Trainings sehen oder passende Personen finden können für den kollegialen Austausch. Aber wenn ich mich als Organisation noch auf dem Weg in die kollaborative Arbeitswelt befinde, dann kann ich mit dem klassischen top-down Projektstaffing starten und sukzessive in den bottom-up Ansatz wechseln.
Tim: Ich finde es insofern ganz spannend, dass Projektarbeit im Unternehmen generell schwieriger sein kann. Du hast deine normale Tätigkeit in der Linie und dann kommt jemand und sagt: „Jetzt gibt es ein Extraprojekt und das musst du an 8 Stunden in der Woche machen”. Dann geht der Kampf los um die Stundenbudgets. Habt ihr da Erfahrung, ob diese Probleme weniger auftauchen, wenn die Menschen gut zum Projekt passen? Merkt ihr einen Unterschied bei Firmen, die eure Software nutzen? Hat sich die Qualität der Projektarbeit positiv entwickelt?
Richard: Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird der Grund ersichtlich, warum sie für eine bestimmte Rolle angefragt werden. Das steigert natürlich auch die Motivation. Wenn ich als Mitarbeiter selbst sehe, dass ich mich einbringen kann, dass meine Expertise gebraucht und wertgeschätzt wird, und wenn ich verstehe wie meine Rolle in das in das Gesamtbild des Projekts passt, dann bin ich natürlich motivierter, Leistung abzuliefern. Das können wir bei unseren Kunden definitiv observieren, dieses Feedback bekommen wir auch. Bei unseren Kunden ist es hauptsächlich so, dass es diese Linienarbeit gar nicht gibt. Es ist eine reine Projektorganisation. Aber wir befinden uns auch in Gesprächen mit Unternehmen, die sowas wie Leuchtturmprojekte über iCombine organisieren wollen. Dadurch, dass ich in der Software eine Grundverfügbarkeit eingeben kann, dementsprechend die Verfügbarkeit durch die Projektbuchung abschmelze, sehe ich dementsprechend: Wer ist verfügbar? Wer ist komplett ausgelastet?
Tim: Eine Nachfrage zu dem, was ihr von den MitarbeiterInnen erhebt, was die dort eintragen können. Sind das reine Kompetenzen oder auch sowas wie Werte oder Soft Skills?
Richard: Zu Beginn der Softwareentwicklung haben wir uns auch mit der Frage beschäftigt: Was wollen wir hier eigentlich erheben? Wir haben unglaublich viele Interviews geführt mit Projektmanagern und mit MitarbeiterInnen um herauszufinden: Was ist überhaupt relevant bei einem Matching zwischen Projektrolle und Experten? Mit unserem Lösungsansatz stellen wir es der Organisation komplett frei, was sie über ihre MitarbeiterInnen erfahren möchte. Es ist möglich innerhalb der Software einen sogenannten Profilkatalog anzulegen. In diesem Profilkatalog können verschiedene Kategorien hinterlegt werden, zum Beispiel Hard Skills oder Soft Skills. Du kannst aber auch nach Hobbys fragen, Sprachen, nach persönlichen Werten. Alles was für das Matching relevant ist, wird dann von der Organisation innerhalb der Kategorien vordefiniert.
Unsere Software konvertiert diesen Katalog in ein klickbares Interview. Beim Onboarding kann sich ein Nutzer dann durch das vordefinierte Interview klicken und damit ein eigenes Profil erstellen. Das kann alles Mögliche enthalten, was potentiell relevant ist. Der Vorteil dieser Herangehensweise besteht darin, dass ich mir als Mitarbeiter keine Buzzwords auszudenken muss, um mich selbst zu beschreiben. Dieses Buzzword-Problem kennt jeder, der bei LinkedIn schon mal nach Menschen gesucht hat. Da muss man antizipieren können, welche genauen Begriffe jemand in sein Profil angegeben hat, um diese Person ausfindig zu machen. Beispiel: Ich suche nach Sales, die Person hat aber Key Account Management oder Vertrieb angegeben. Dieses Problem umgehen wir in der Software, weil den Anwendern alles vorgegeben wird.
Tim: Wenn ich es richtig verstanden habe: Jede Firma kann frei entscheiden, was in das Profil der Mitarbeitenden aufgenommen wird. Ich beschäftige mich mit dem Thema Human Centricity. Du hast schon erwähnt, die Mitarbeitenden sind motivierter, weil sie wissen, warum sie ausgewählt werden. Sie arbeiten auf ihren Stärken und nicht auf den Schwächen. Gibt es sonst Aspekte wo Du sagst: Das ist ein spannendes Tool, um die Mitarbeiterorientierung noch weiter in Firmen hineinzutragen?
Richard: Firmen können zum Einen auch Trainings anlegen, innerhalb von iCombine. Ich suche nach Menschen und lege eine Rolle an, eine Trainingsrolle, sagen wir mal in der agilen Softwareentwicklung. Ich suche nach Leuten, die auf Kompetenzlevel 2 sind und sich interessieren besser zu werden. Dann kann ich diese Menschen identifizieren und dieses Training letztendlich für alle sichtbar machen. Ich als Mitarbeiter sehe nicht nur, welche Projektrollen aktuell besetzt werden, sondern auch welche Trainings in der Pipeline sind. Das beantwortet die Frage: Wie kann ich mich innerhalb der Organisation weiterentwickeln? Talentierte Menschen verlassen ja oft ein Unternehmen, wenn sie merken: Ich habe hier keine Perspektive und gehe lieber mich draußen auf dem Markt nach neuen Chancen umschauen.
Als Nutzer kann ich auch sehen, wer mit mir im Team zusammenarbeitet? Wer sind meine Kollegen, wie sind die eingesetzt? Ich kann, wenn es die Organisation möchte, auch erkennen, was die für Kompetenzen haben.
iCombine macht es außerdem möglich, dass ich Kolleginnen und Kollegen finde, wenn ich einfach eine Fachfrage habe und dafür nicht ein komplettes Projekt aufsetzen möchte. Zum Beispiel: Wer versteht chinesisch und kennt sich mit PowerPoint aus? Das fördern das Netzwerk zwischen KollegInnen.
Der letzte Aspekt, den ich anbringen würde, ist, dass auch die Projektplanung an sich kollaborativer gestaltet werden kann: Jeder Mensch innerhalb unserer Software kann zu einem Projektmanager gemacht werden. Und zwar mit verschiedenen Zugriffsleveln auf einem Projekt. Ich kann sagen: „Pass auf Tim, ich möchte, dass Du die Projektleitungsrolle übernimmst, und zwar nur für dieses eine Projekt. Ich gebe Dir die Freiheit, nach anderen Menschen zu suchen und die in Dein Team zu holen. Somit können Mitarbeitende innerhalb ihrer Organisation auch neue Verantwortungen übernehmen.
Durch kompetenzbasierte Projektplanung, parameterbasierte Identifizierung von Experten und eine intuitive UX wird iCombine zum zentralen Tool für die Personalplanung.
Tim: Das Tool ist nicht nur ein Selektionstool für Projektmitarbeitende, sondern auch, logischerweise, eine Kompetenzdatenbank für die Mitarbeitenden. Ist iCombine auch international einsetzbar? Auch für eine Firmen, die englisch sprechen?
Richard: Genau, iCombine ist eine Software-as-a-Service Lösung. Sie ist überall im Internet über einen Browser aufrufbar. Aktuell ist unsere Interface-Sprache Englisch. In Zukunft werden wir auch andere Sprachen anbieten. Dadurch, dass wir vor allem zu Beginn mit Kunden aus den Bereichen IT, Unternehmensberatung und Dienstleistung zusammengearbeitet haben, war Englisch die meistgewünschte Sprache. Als Unternehmen kann ich aber jetzt schon meinen Profilkatalog auf Deutsch anlegen.
Tim: Ob ein Projekt klassisch oder agil ist, scheint ja dann auch zweitrangig zu sein – Hauptsache ich finde Personen mit den passenden Kompetenzen. Wisst ihr von euren Kunden, ob die Qualität der Projekte durch den Einsatz von iCombine gestiegen ist? Was waren Dinge, die sich verändert haben durch euer Tool?
Richard: Wir stehen in regelmäßigem Austausch mit unseren Kunden und observieren die Veränderungen auf Nutzer und die Organisation. Gerade nach dem Onboarding von Mitarbeitern gibt es immer viele Aha-Effekte:. „Oh, Frau Schulze hat Kompetenzen in einem Bereich, in dem wir sie gerade nicht einsetzen. Sie hat sogar Interesse daran, sich in dem Bereich weiterzuentwickeln, also gibt es uns die Möglichkeit, eine flexiblere Personaleinsatzplanung mit Frau Schulze zu machen. Zweiter Effekt ist natürlich, dass nun die Passgenauigkeit zwischen Kundenanfragen und Kompetenzen des Projektteams höher ist. Alle Teammitglieder erkennen explizit: Welche Kompetenzen werden von mir im Projekt gefordert und wie tragen sie zum Erreichen des Projektziels bei? Das ist schon etwas, was unsere Kunden observieren können. Was wir natürlich auch sehen, ist dass sich eine Organisation mit unserem Tool einen Komplettüberblick darüber verschafft, welche Skills und welche Interessen es in der gesamten Organisation gibt. Dadurch kann analysiert werden: Wo sind wir besonders stark aufgestellt, wo sind wir noch nicht so stark aufgestellt? In welchen Bereichen sollten wir Trainings- und Rekrutierungsmaßnahmen initiieren?
Der letzte Punkt ist die Auslastung: ich habe als Organisationnatürlich einen besseren Überblick darüber, wer gerade auf welchem Projekt arbeitet oder frei wird? Das hilft Projektplanern zu erkennen, welche nächsten Möglichkeiten jemandem angeboten werden können, der bald „auf der Bank sitzt“, wie man das in der Unternehmensberatung sagen würde. Damit kann ich ganz klar meine Planung optimieren.
Tim: Das stimmt, das hattest Du vorhin schon erwähnt, das ist ein Auslastungs-Planungs-Tool.
Richard: Genau, wir verschmelzen verschiedene Welten: Kompetenzmanagement, Team- und Projektplanung, Auslastungsmanagement und Mitarbeiterweiterentwicklung.
Die iCombine SaaS verbindet vier Elemente, um die Talentmobilität innerhalb von Organisationen zu fördern.
Tim: Was für ein cooles Handtuch, für Projektarbeit. Dann war der Vergleich ja gar nicht so weit hergeholt. Ich bin mit meinen Fragen so langsam am Ende, gibt es von Deiner Seite noch was oder haben wir noch was vergessen? Habe ich eine wichtige Frage nicht gestellt?
Richard: Ich stelle mir mal selbst die Frage über die Langzeitvision, die wir mit iCombine verfolgen.
Tim: Vielen Dank, das ist eine super Frage!
Richard: Wir gehen davon aus, dass der Netzwerkcharakter generell im Geschäftsumfeld eine stetig wachsende Rolle spielt. Menschen wollen immer mehr eingebunden werden, aber auch über ihren Tellerrand hinausschauen. Das möchten wir mit iCombine fördern, indem wir nicht nur interne Kolleginnen und Kollegen verbinden, sondern auch Freelancer managen. Mit der Software könnte also auch eine Interims Management Organisation koordinieren. In iCombine ist jeder Mensch ein freies Radikal, das sich dort andocken kann, wo es am meisten gebraucht wird. Ich glaube, immer mehr zukunftsweisende Unternehmen werden es ihren ihren MitarbeiterInnen erlauben, sich selbstorganisiert in den eigenen Strukturen bewegen zu können. Bei iCombine denken wir diesen Ansatz sogar noch einen Schritt weiter. Wir könnten es uns auch vorstellen, nicht nur Menschen innerhalb einer Organisation zu verbinden, sondern auch Menschen aus verschiedenen Organisationen. Sogenannte Joint Venture Projekte mit iCombine zu initiieren wäre dann die Idee. Wenn ich eine Unternehmensberatung und einen IT Dienstleister habe, die gemeinsam auf dem Markt Projekte realisieren wollen, dann könnte man auch hingehen und als Projektmanagement Office über diese beiden Organisationen hinweg Leute in die Teams hineinziehen. Dementsprechend wird wieder Expertise gebündelt, die jede einzelne Partei nicht alleine hat. Und damit lassen sich Projekte realisieren, die so sonst nicht stattfinden könnten.
Tim: Das kommt tatsächlich dem verteilteren Arbeiten total zugute. Aufgrund von Corona sehen wir ja, dass es zum Teil sinnvoll ist, digitale Plattformen zu haben, über die man Arbeit koordinieren kann, weil Menschen sich zum Teil über Wochen, Monate nicht sehen, und dann trotzdem Projekte aufgesetzt werden müssen. Welchen Einfluss hatte Corona auf euch?
Richard: Wir haben definitiv gesehen, dass letztes Jahr die Anzahl der Demoanfragen deutlich gestiegen ist. Dort, wo früher die Teammeetings stattgefunden haben, müssen die Leute ins Digitale gehen und nutzen letztendlich unsere Software, um eine objektive Vorauswahl von Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Wir empfehlen, ein persönliches Gespräch mit den in iCombine vorausgewählten Expertinnen zu führen, bevor die Projektrollen tatsächlich besetzt werden – zum Beispiel um die persönliche Motivation noch mal abzuklopfen oder auch die Harmonie im Team zu gewährleisten. Unsere Software hilft definitiv bei der Orientierung und Vorauswahl auf Basis von Parametern, die vorher in Gänze nicht bekannt waren. Der soziale Aspekt des Zusammenarbeitens erfüllt sich dann mit der direkten zwischenmenschlichen Kommunikation und Kooperation.
Tim: Klasse, das hört sich doch super an! Ich wünsche euch weiterhin viel Erfolg. Vielen Dank, dass Du Dir die Zeit genommen hast. Tschüss auch an alle Zuhörerinnen und Zuhörer.
Richard: Auch von mir, vielen Dank für die Einladung! Es war mir eine große Freude. Ich bin gespannt auf die nächsten Podcast-Folgen, die Du rausbringen.
Bist du bereit für das Skillmanagement und die Projektplanung der Zukunft?
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